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康輝旅游-會議酒店選擇 準備會議材料
  • 線路編號:
  • 組團方式:
  • 出發城市:西安
  • 行程天數:1天
  • 交 通:
  • 被關注次數:4187次
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電話:029-82200202 029-86692511
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第1天
行程:
地點選擇:
選擇適合的會議場所,必須依據當地可提供的會議資源狀況及該會議的程序、預計的與會人數、與會人員的背景情況,以及最重要的會議目的、目標和與會者的偏好等因素綜合考慮。

  ◆ 按類型劃分 

 商務型酒店:這類酒店無論在外部設計,還是在內部裝修,以及可提供的先進通訊工具、適合會務的商用場地上(有特定的商務樓層),一般都充分體現了現代商務高效、快捷的內涵。酒店既能接待小型會議也能接待大型會議,有一個或多個多功能廳,24小時全天候辦公,有較強的服務能力,此外還有多個中、西式餐廳、各種商店、健身房、游泳池等設施。
 度假型酒店 :這類酒店一般建在旅游勝地或海邊,外部設計、園林規劃、內部裝修都充分體現了當地特色,集休閑、娛樂于一體。同時隨著社會的發展,度假型酒店也能提供相應的會議設施、美食和各種代表地方和季節特色的活動,這些無疑大大方便了會議單位。
 中心酒店:在選擇位于市中心的酒店時需考慮酒店與機場距離(包括交通是否擁擠)。如果與會者來自國內或本地區,那么選擇這樣的酒店是明智的?;嵋槌锘咭話閬不堆≡裎揮誒硐氳某鞘欣鍇疑枋┖凸δ芷肴氖兄行木頻?,這樣與會者的隨行家屬便有很多活動可做。
 市郊酒店: 對于當地可驅車前往的與會者來說,這類酒店是大受歡迎的。
會議場所實地考察:視察選定的場所和設施,檢查并比較各項設施;協調會務工作人員的活動;根據會議的具體情況,設計并安排會場的布局,細致周到地設計好所有的細節。 

  會議場所的確立預定:根據會議的級別,選擇會議舉辦地;根據會議的具體情況,確定是否將會議劃分為幾個分會場,選擇分會場的地點,并提前預約。根據需要,準備會議所需要的所有設備,并提前安放在指定位置;提前調試好設備,并進行演練,確?;嵋櫚乃忱?。
按照預期計劃履行方案,在執行過程中,要做到耐心、細致與周到……

  在年會執行過程根據不同年會形式,需要注意餐飲安排、交通安排、旅游安排、司儀安排、秩序維護、茶點安排和攝影攝像等事項。

1、餐飲安排 

  根據參會人員的喜好,預定各種形式的餐會包括西餐、中餐、自助餐、宴會等等;

  餐飲安排通常有兩種形式——自助餐或者圍桌餐。

  類別有中式、西式及清真系列。統一安排餐飲的會議,對于成本的控制非常重要,自助餐一般可以發餐券控制,很多酒店對于自助餐的開設有就餐人數的要求,可以事先制訂餐標及餐譜,特殊要求者可以和餐廳協商。

  圍桌式餐飲安排比較復雜——特別是大型會議的時候。圍桌式餐飲安排需要考慮的問題有:開餐時間、每桌人數、入餐憑證、同桌者安排、特殊飲食習慣者、酒水種類及付款等。

  會議前期考察時注意餐廳及用具的衛生情況,不能讓就餐者出現健康問題。如果就餐者無法按時集合就餐,可采取那桌夠人數那桌開席的做法,以保證就餐者的權益。

2、交通安排 

  重要的國際性會議、行業重要會議、知名公司全球或者大區會議,參與者通常人數較多,身份較高,如果在主辦者所在地,車輛調度可能不成問題,如果在異地舉辦,那么車輛調度就值得好好研究。

  通常,異地舉辦會議基本上委托當地專業機構代理,車輛調度涉及到主辦者與代理方的溝通,還涉及到會議舉辦地的車源問題。對于主辦方,通常只提出用車要求及安排要求,而代理公司則要考慮時間安排、預定的合理車輛數量、行走時間及線路等等。

  因此,主辦方應該提前告訴代理方相對準確的與會者抵達時間、人數、此時間段內抵達客人的身份及車輛使用標準,并告訴代理方如果出現與預告情形不符時希望采取的彌補措施及愿意為此承擔的代價。 

3
、旅游安排 

  實際上,年會考察或者旅游大都是為嘉賓特別安排的、具有公關性質的行為,當然不排除部分行為是真正的商務考察(為獲取行業或者相關行業信息而舉行的市場調研性質的動作)。

  短線旅行旅程很少離開會展舉辦地500公里以上,時間不會超過48小時(大多數為24小時以內)。少數旅程可能超過1000公里以上,時間可以長達一周——甚至可以跨國旅行。此時中介公司的作用就相當于旅行社,將提供線路咨詢、線路包價購買、導游、景點票務、車輛、住宿餐飲安排、旅游保險購買、落實異地返程票務等服務。 

4
、司儀安排 

  如果是客戶答謝年會,必要的禮儀顯得溫馨,而員工大會則可以較少考慮安排司儀。

  禮儀工作一般包括模特召集、程序分解、簡單培訓、服裝道具準備、禮儀執行等。值得注意的是禮儀的文化素質及外語基本技能考察,另外一點就是禮儀的個性是否符合工作要求。各種主題的會議對禮儀的要求不一樣,學術性會議、政府性質會議要求模特的著裝比較素雅,不能搶了專家及政府要員的形象,而銷售類會展則需要模特為企業及產品錦上添花,盡量著裝鮮艷,與企業或產品的品質形象要求一致。 

5
、秩序維護 

  對于會議而言,無不希望有良好的秩序。小型會議特別是企業內部會議秩序基本不用控制,但大型會議,秩序的控制就顯得很重要。大型會議可以采用代表證或者入場券方式控制,如果需要保密,代表證可以特制,印制有代表的數碼身份照片,會場入口設立保安來維護為好。

6、茶點安排 

  茶點對于一般的大型會議而言可能不需要,中、小型會議,特別是公司或者組織高層會議,會間茶點是很重要的。茶點的定義就是為會間休息兼氣氛調節而設置的小型簡易茶話會,當然提供的飲品可能不限于中國茶,點心也不限于是中國點心。通常茶點的準備包括點心要求、飲品要求、擺飾要求、服務及茶點開放時間要求等等。

7、攝影攝像安排 

  攝影攝像安排:根據會議的級別和要求,需要安排專業的攝影攝像人員對會議進行全程拍攝,拍攝以后還需要考慮是否將資料制作成光盤分發給。
會后總結是成功會議必不可少的一步,即體現了辦會者的優質服務,又能為下一次年會的成功積累經驗……  
  • 會議資料:會議資料的收集和資料的保管
  • 會議的結算:同會議的各個合作方進行對帳結算,開具發票
  • 通訊錄:制作通訊錄并發送參會人員
  • 總結:對整個會議流程進行詳細的總結

預約會議場所

nba篮球网页游戏 www.oslama.com 我們將根據你的需要,為您具體分析各種情況作出最完美的策劃我們將根據會議的級別,為您選擇會議舉辦地我們將根據會議對周邊環境的要求,為您確定具體舉辦地點我們將根據會議的具體情況,確定是否將會議劃分為幾個分會場,選擇分會場的地點,并提前為您預約。 負責會場的布局,設備安裝調試
   我們將根據會議的具體情況,為您設計并安排會場的布局,細致周到地設計好所有的細節;我們將根據您的需要,為您提供會議所需要的所有設備,并提前安放在指定位置;我們將根據您的需要,提前為您調試好設備,并進行演練,確?;嵋櫚乃忱?。

準備會議材料

我們將為您的會議提供宣傳冊等印刷品設計、生產一條龍服務我們將根據會議的具體需求,設計會議用品的樣式、內容、選擇圖案我們將會為您的會議用品指定專門的廠家生產以及印刷我們將根據您的需要,提前把會議用品送到會場或指定位置.

                                                           參會者的接送

我們將根據參加會議者的具體情況以及人數多少安排相應的車輛我們的專車將會提前在指定位置等待參會人員,把參會人員迅速、安全地送到會場或下榻酒店

  西安賓館會議室價格

會議室名稱 面積(平方米) 容納人數 收費(人民幣)
迎賓廳 40 10-20 320元/小時
凝香廳 80 50 1500元/半天
長樂宮 280 300(無桌會議) 2500元/半天
延年閣 320 250(無桌會議) 2500元/半天
芙蓉苑 90 60(無桌會議) 1500元/半天
多功能廳 480 100-500 2500元/半天
南6樓會議室 25 25-30 450元/半天
南7樓會議室 25 24 700元/半天
南8樓會議室 25 15 700元/半天
南9樓會議室 25 12 700元/半天
北樓迎賓廳 40 20 320元/小時
北14樓會議室 30 25-30 500元/半天


注:1.以上會議室若24小時使用價格另議。
    2.免費提供茶水。
    3.橫幅制作200元/條(15字以下)
    4.半天時間為上午8:00-12:00,下午為14:00-18:00

    5.投影儀租用600元/天,300元/半天,VCD租用200元/天

中國康輝西安國際旅行社

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住宿:

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